Probabil că scrieți la locul de muncă tot timpul: propuneri către clienți, memorii către directori seniori, un flux constant de e-mailuri către colegi. Dar cum te poți asigura că scrisul tău este cât mai clar și eficient? Cum îți faci comunicările să iasă în evidență?

Ce spun experții
Managerii suprasolicitați și cu puțin timp ar putea crede că îmbunătățirea scrisului lor este un exercițiu obositor sau chiar frivol. Dar a ști cum să modelezi o propoziție interesantă și inteligentă este esențială pentru a comunica eficient, pentru a câștiga afaceri și pentru a te deosebire. „Așa cum a spus în mod memorabil Marvin Swift, scrierea clară înseamnă gândire clară”, a spus Kara Blackburn, lector superior în comunicare managerială la MIT Sloan School of Management. „Poți avea toate ideile grozave din lume și dacă nu poți comunica, nimeni nu le va auzi.” Din fericire, toată lumea are capacitatea de a se îmbunătăți, spune Bryan Garner, autorul cărții The HBR Guide to Better Business Writing. Scrierea eficientă „nu este un dar cu care te-ai născut”, spune el. „Este o abilitate pe care o cultivi.”

Gândește înainte de a scrie
Înainte de a pune pixul pe hârtie sau mâinile pe tastatură, luați în considerare ce doriți să spuneți. „Greșeala pe care o fac mulți oameni este că încep să scrie prematur”, spune Garner. „Ei lucrează la gânduri pe măsură ce scriu, ceea ce face scrisul lor mai puțin structurat, șerpuitor și repetitiv.” Întrebați-vă: Ce ar trebui să știe sau să gândească publicul meu după ce a citit acest e-mail, propunere sau raport? Dacă răspunsul nu este imediat clar, te miști prea repede. „Fă-te înapoi și petrece mai mult timp adunându-ți gândurile.”.

Fii direct
Mulți oameni consideră că stilul și structura de scriere pe care le-au dezvoltat în școală nu funcționează la fel de bine în lumea afacerilor. „Una dintre marile boli ale scrisului de afaceri este amânarea mesajului în partea de mijloc a scrierii”, spune Garner. Prezentând succint ideea principală mai întâi, economisești timp cititorului și îți ascuți argumentul înainte de a te scufunda în cea mai mare parte a scrisului tău. Când scrieți note și propuneri mai lungi, Garner sugerează să menționați problema și soluția propusă în „nu mai mult de 150 de cuvinte” în partea de sus a primei pagini. „Dobândiți un talent pentru a rezuma”, spune el. „Dacă deschizătorul tău nu este bun, atunci întregul text nu va fi bun.”.

Citește ce scrii
Pune-te în pielea cititorului tău. Este punctul tău clar și bine structurat? Sunt propozițiile directe și concise? Blackburn sugerează să citească pasaje cu voce tare. „Acolo se dezvăluie acele defecte: lacunele din argumentele tale, propoziția greoaie, secțiunea care are două paragrafe prea lungă”, spune ea. Și nu vă fie teamă să cereți unui coleg sau prieten – sau mai bine zis, mai multor colegi și prieteni – să vă editeze lucrarea. Bun venit feedback-ul lor; nu te supăra. „Editarea este un act de prietenie”, spune Garner. „Nu este un act de agresiune.”.

Exersează în fiecare zi
„Scrisul este o abilitate”, spune Blackburn, „și abilitățile se îmbunătățesc odată cu practica.” Garner sugerează să citească materiale bine scrise în fiecare zi și să fie atent la alegerea cuvintelor, structura propoziției și fluxul. „Începeți să acordați atenție stilului The Wall Street Journal”, spune el. Investește într-un ghid de stil și gramatică pentru referință – Garner recomandă utilizarea engleză modernă a lui Fowler. Cel mai important, includeți timp în programul dvs. pentru editare și revizuire. „Scrierea și reelaborarea propriei scrieri este locul în care se produce schimbarea și nu este rapidă”, spune Blackburn. „Timpul este bine petrecut pentru că scriitorii buni se disting la locul de muncă.”

Principii de reținut:

• Planificați ceea ce veți spune pentru a vă face scrisul mai direct și mai eficient.
• Folosiți cuvintele cu moderație și păstrați propozițiile scurte și la obiect.
• Evitați jargonul și cuvintele „fanteziste”. În schimb, străduiți-vă pentru claritate.
• Oricine poate deveni un scriitor mai bun cu practică.
• Fiecare document poate fi îmbunătățit.
• Prezintă-ți ideea principală cât mai curând posibil.